FAXをメールで受信・転送する設定｜複合機7社の手順と、注文FAXを取りこぼさない運用

FAXをメールで受け取る2つの方法

一つ目は、今使っている複合機の機能で、受信したFAXを決めたメールアドレスへ転送する方法です。FAX番号も回線も変わりません。呼び名は「転送設定」「メモリー転送」「受信データの転送」などメーカーごとに違いますが、受信した文書をPDFやTIFFのファイルにしてメールに添付する点は同じです。

二つ目はクラウドFAXです。FAXはサービス側の番号で受信され、ファイルになってメールに届くので、複合機の設定は要りません。そのかわり、FAX番号が変わる場合があります。

設定の前に確かめること

複合機の転送を使うには、先に複合機からメールを送れる設定が要ります。SMTPサーバー（メールを送るためのサーバー）のアドレス、複合機が送信元に使うメールアドレス、必要なら認証の情報です。富士フイルムのFAQも、この設定を先に済ませるよう案内しています。スキャンした書類をメールで送る機能をもう使っているなら、ここは済んでいるはずです。

転送の設定には、管理者でのログインが要る機種が多くあります。キヤノンはシステム管理者、シャープは管理者、富士フイルムは機械管理者でログインする手順です。社内にパスワードの分かる人がいなければ、複合機を契約している販売店か保守の窓口に頼むのが早道です。

Microsoft 365のメールで送っている場合

複合機が、Microsoft 365（Exchange Online）へユーザー名とパスワードだけでメールを送る設定になっている場合は要注意です。キヤノンのFAQは、Microsoft 365がこの送り方を受け付けなくなるため、2026年12月以降はこうした複合機からスキャンした書類のメール送信や、複合機のインターネットFAX機能が使えなくなると案内しています。解決策は、Ver.3.18以降の本体バージョンで使える新しい認証方式（OAuth2.0）です。

シャープにも、受信したファクスをメールで送れなくなったという症状のFAQがあり、OAuth認証に切り替えれば送受信を続けられるとしています。FAXのメール転送も同じ送信の設定を使うので、当てはまるなら本体バージョンの確認と認証の切り替えを販売店に相談してください。

メーカー別の転送設定（キヤノン・リコー・シャープ・富士フイルム・京セラ・コニカミノルタ・ブラザー）

7社以外の機種も、各社のサポートページで機種名を選んでオンラインマニュアルを開き、「転送」や「メール」で検索すると、該当する項目にたどり着けることが多くあります。マニュアルに転送の機能がない、またはオプションが要るときは、追加できるかと費用を販売店に聞くのがいちばん早い方法です。

キヤノン（Canon）の複合機でFAXをメール転送する（imageRUNNER ADVANCE DX）

キヤノンの機能名は「転送設定」です。送信元のFAX番号や受信した曜日・時間で、転送する受信を絞る条件も付けられます。転送先のメールアドレスは、先にアドレス帳へ登録しておきます。

• システム管理者でログインする
• （設定/登録）→＜ファンクション設定＞→＜受信/転送＞→＜共通設定＞→＜転送設定＞を押す
• ＜登録＞を押し、条件の名前、受信の方法や送信元のFAX番号などの条件、＜転送先＞を設定して＜OK＞を押す
• 登録した条件を選び、＜条件のON/OFF＞をONにする
• ＜共通設定＞の＜転送エラージョブの処理＞を、＜常にプリント＞か＜保存/プリント＞にしておく

パソコンのブラウザで開くリモートUIなら、［設定/登録］→［受信/転送］→［転送設定］の［条件なし転送の登録］で、受信したFAXをすべて転送する設定ができます。ファイル形式の選択肢はTIFF・PDF・XPSの三つです。

リコーの複合機でFAXをメール転送する（RICOH IM C7010〜C2010）

リコーでは「メモリー転送」と呼びます。転送先のメールアドレスをアドレス帳に登録するとき、［SMTPサーバー経由］を［経由する］にしておきます。

• 操作パネルの［設定］→［ファクス設定］→［受信設定］→［受信文書設定］→［文書受信時の動作設定］を押す
• 「メモリー転送」を［する］にする
• ［メモリー転送設定］で転送先のメールアドレスを選ぶ
• 必要なら［転送ファイル形式］を選ぶ
• 複合機で印刷しないなら、転送に失敗した文書だけを印刷または蓄積する設定にする

画面が「従来」の表示の機種は、［本体機能設定］から入ります。複数のアドレスへ送りたいときは、グループ宛先を転送先にしてください。リコーのFAQには、印刷しない設定のままメールサーバーのトラブルなどで転送に失敗すると、受信文書を失うおそれがあると書かれています。

シャープの複合機でFAXをメール転送する（BPシリーズ）

シャープでは「受信データの転送」を使います。転送の条件と転送先をまとめた「転送テーブル」を作ってから、管理者がこの機能を有効にする流れです。

• ホーム画面の［設定］→［システム設定］の［ファクス/イメージ送信設定］→「受信データの転送／保存設定」を開く
• ［追加］で転送テーブルを作り、名前を付けて受信回線を選び、［常に転送する］にチェックを入れる
• 転送時のフォーマットを選び、転送先のメールアドレスをアドレス帳から選ぶか直接入力して［登録］する
• ［管理設定］から管理者パスワードでログインし、［受信データの転送］を［有効］にして［登録］する
• 「受信データのプリント設定」で、［常にプリント］か［エラー時のみプリント］か［エラー時のみ保存］を選ぶ

［エラー時のみプリント］は、転送できなかったときだけ受信データを印刷します。［エラー時のみ保存］では転送できなかったデータが本体に保存され、あとから確かめて送り直せます。

富士フイルムの複合機でFAXをメール転送する（Apeos）

富士フイルムビジネスイノベーションでは「ペーパーレスファクス」を使います。受信したFAXを印刷せずにボックスへため、そこからメールで送る仕組みで、機種によっては使えなかったり、オプションが要ったりします。Apeos C3067を例にしたFAQの手順は次のとおりです。

• 転送先のメールアドレスをアドレス帳に登録する
• 受信したFAXをためるボックスを作る
• 機械管理者でログインし、メールで送るジョブフローを作る
• ボックスの設定でジョブフローを関連付ける
• 受信回線別ボックスセレクターで、受信したFAXをボックスへためる設定を有効にする

Apeos C7071などのリファレンスガイドでは、操作パネルの［ペーパーレスファクス設定］で、回線ごとに［転送 1］［転送 2］の宛先とファイル形式を指定する手順になっています。

京セラの複合機でFAXをメール転送する（TASKalfa MZ4000i / MZ3200i）

京セラの機能名は「メモリー転送」で、設定画面の名前は「条件付き受信/転送」です。受信をすべて転送する場合の手順は次のとおりです。

• ［ホーム］キー>［...］>［システムメニュー］>［機能設定］>［条件付き受信/転送/ファクスボックス］>［条件付き受信/転送］>［すべての受信に適用する］を開く
• ［転送条件］で「転送設定」を［オン］にする
• ［転送先］>［新規登録］で［メール］を選び、転送先のメールアドレスを入力する
• ファイル形式と、複合機でも印刷するかを設定する

宛先は複数登録できます。グループを使えば、最大500件まで指定可能です。送信元のFAX番号などで転送先を分けたいなら［特定の受信に適用する］を選び、条件を100件まで登録します。ブラウザから開くCommand Center RXでも、同じ設定ができます。転送と同時に印刷する設定にしておけば、転送が止まっても紙で残ります。

コニカミノルタの複合機でFAXをメール転送する（bizhub C360i / C300i / C250i）

コニカミノルタでは「転送ファクス」を使います。

• パソコンからWeb Connectionの管理者モードを開く（複合機の［設定メニュー］-［管理者］からも設定できる）
• ［ファクス設定］-［機能設定］-［受信データ処理設定］で［転送ファクス設定］を選ぶ
• ［出力機能］と［転送先］を設定する。紙を減らすなら［出力機能］は［不達時のみ印刷］にする
• ［ファイル形式］をPDF・XPS・TIFFから選ぶ（初期値はPDF）

［出力機能］のもう一つの選択肢［常時印刷］は、転送と同時に複合機でも印刷します。転送ファクスを有効にすると、PC-FAX受信、TSI受信振分け、強制メモリー受信は使えなくなります。

ブラザーの複合機でFAXをメール転送する（MFC-J887Nほか）

ブラザーでメールに転送できないときは、使っている機能がメール用かどうかを最初に見ます。「ファクス転送」は受信したFAXを別のFAX機へ送る機能で、MFC-J739DNなどでは転送先にFAX番号を入力する作りです。メールで受け取るには「ファクスクラウド転送」の［メールで転送］を使います。転送できるのはモノクロのFAXだけです。カラーのFAXは転送されません。FAQの手順（MFC-J887Nの例）は次のとおりです。

• 複合機が無線LANか有線LANにつながっていることと、時刻の設定を確かめる
• 【お役立ちツール】→【ファクスクラウド転送】→【OK】を押す
• 【オン】または【編集】を押し、【メールで転送】を押す
• 【送付先編集】→【送付先登録】で【Eメールアドレス】と【表示名】を入れて【OK】を押す（ファイル形式を変えるときは、TIFF・PDF・JPEGから選ぶ）
• PINコードを設定するかを選ぶ
• 転送設定の内容を確かめて【OK】を押し、最後の画面でも【OK】を押して完了する

メニューに「ファクスクラウド転送」がない機種は、この機能を持っていない場合があります。お使いの機種のオンラインユーザーズガイドで調べられます。

設定したらテストのFAXで確かめる

設定が終わったら、取引先に頼むなどして、別の番号から2ページ以上の注文書を1通送ってもらいます。転送先にメールが届くか、迷惑メールフォルダに入っていないか、添付ファイルを開いて全ページがそろっているかを見ます。届かない場合は、転送先のアドレスの打ち間違いと、複合機のメール送信の設定から見直してください。

クラウドFAXで受けてメールに届ける場合

複合機を置いていない拠点や、今のFAX機にメール転送の機能がない場合は、クラウドFAXが候補です。eFaxの場合、届いたFAXはPDFになってメールに添付され、形式はTIFFにも変えられます。MOVFAXは受信したFAXをPDFやTIFなどで保存し、通知メールに添付する設定もあります。

ただ、今のFAX番号は使えません。MOVFAXは申込み時に新しい番号を発番する方式で、電話会社の着信転送サービスを使えば、今の番号への着信をMOVFAXの番号へ回せる場合があるとしています。取引先に番号の変更を知らせるか、着信転送で今の番号を残すかを、申し込む前に決めておきます。

注文FAXを取りこぼさない運用

転送に失敗しても誰も気づかなければ、その注文は出荷されないままになります。メールで受ければ紙を見に行く手間は減りますが、届かなかったことに気づく仕組みは別に用意しなければなりません。

送り出せなかった分を紙か本体に残す

転送したFAXを印刷しない設定にする場合も、失敗した分だけは印刷するか本体に保存する設定にします。キヤノンの＜転送エラージョブの処理＞、シャープの［エラー時のみプリント］［エラー時のみ保存］、コニカミノルタの［不達時のみ印刷］、リコーの失敗した文書だけを印刷・蓄積する設定が、これに当たります。富士フイルムのペーパーレスファクスでは、失敗した文書がボックスに残ります。転送に失敗したときの扱いを決める設定がない機種では、転送と同時に印刷する設定をオフにしないでください。

ただ、複合機が失敗として扱えるのは、メールを送り出せなかったときです。送り出したあとで宛先に届かなかった場合や、迷惑メールに振り分けられた場合は、複合機からは分かりません。送り出したあとに届かなかった分は、次に書く毎日の照合で見つけます。

転送先を担当者1人のアドレスにしない

担当者個人のメールだけに送っていると、休みの日や異動のときに、注文のメールを誰も見なくなります。転送先は受注担当の共有アドレスにするか、宛先を複数にします。京セラは宛先を複数登録でき、リコーはグループ宛先で複数のアドレスへ送れます。届かなかったメールのエラー通知は複合機の送信元アドレスへ返るので、送信元も受注担当が読めるアドレスにしておくと見落としません。

毎日、締め時間の前に受信の記録とメールを見比べる

メールサーバーの認証方式が変わったり、送信用アカウントのパスワードを誰かが変えたりすると、転送は止まります。その間も複合機は受信を続けるので、受信の画面を見ないと止まったことに気づけません。

そこで、事務所にいる受注担当者が毎日、締め時間の前に、複合機の受信の記録（受信の履歴や通信管理のレポートなど、呼び名は機種で違います）と、転送先に届いたメールの件数を見比べます。件数が合えば、その日は終わりです。合わない日だけ、送信元と受信時刻で突き合わせれば、抜けた1通を特定できます。迷惑メールフォルダも見る範囲に入れてください。富士フイルムのペーパーレスファクスなら、ボックスの中も見てください。休み明けの朝は、休みの間に届いた分もまとめて見比べます。メールにも本体にも残っていない注文に気づいたら、送信元に再送を頼みます。

ファイル形式はPDFにそろえる

シャープのマニュアルには、受け取る側の環境によってはTIFFで転送した画像が正しく表示されないため、その場合はPDFにするよう書かれています。人が開く場合もほかのシステムに読み込ませる場合も、形式はPDFにそろえるのが無難です。

親展やカラーのFAXは転送されないことがある

シャープの親展受信、リコーの封筒IDを入れないと印刷できない封筒受信文書、ブラザーのカラーのFAXは、どれも転送の対象外です。こうした注文は本体で受けることになるので、毎日見比べるときに、本体から取り出して処理します。

FAXのメール受信についてよくある質問

今のFAX番号のままメールで受け取れますか？

複合機の転送機能を使う場合は、番号も回線も今のままです。クラウドFAXは、eFaxとMOVFAXでは今の番号を移せず、新しい番号が発行されます。今の番号への着信を新しい番号へ回せるかは、契約している電話会社に問い合わせます。

メールに転送したら、紙のFAXは出なくなりますか？

機種の設定によります。転送と同時に印刷するか、転送に失敗したときだけ印刷するかを選べる機種があります。紙を減らす場合も、失敗した分は印刷か本体への保存で残る設定にします。そうすれば、送り出せなかった注文に気づけます。

FAXのメール転送が急に届かなくなったときは、どこを見ればいいですか？

まず転送先の迷惑メールフォルダを見ます。そこにもなければ、複合機のメール送信の設定を疑います。送信用アカウントのパスワードを変えた場合や、Microsoft 365で認証方式が変わった場合に、転送は止まります。親展やカラーで届いたFAXは、機種によっては最初から転送されません。ブラザーでは、FAX番号あての「ファクス転送」をメール用の機能と取り違えていないかも見てください。

メールで受け取れば注文書は外出先からでも開けますが、品名と数量を販売管理や受注管理表へ打ち込む作業は今までどおり残ります。

AI受注さんは、複合機やクラウドFAXから転送されたメールでFAXを受け取ります。今の複合機の転送設定を使えば、FAX番号は変わりません。転送機能のないFAX機をお使いの場合は、受け取り方を導入時にご相談します。届いたFAXは受信一覧に並び、AI受注さんが品名・数量・取引先を読み取ります。書き方が違う品名も自社の商品に結び付け、行ごとに一致か要確認かの印を付けます。迷う行は原本と並べて人が確定し、確定した内容から出荷指示のCSVと締めの集計を出す流れです。料金は、初期設定費100,000円と月額30,000円（いずれも税別、月1,000枚までの料金で、超えた分は1枚30円）です。

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参考にした公式マニュアル・FAQ

手順と機能の名前は、2026年10月30日時点の次のページによります。画面の表示はファームウェアの更新などで変わることがあります。

• キヤノン imageRUNNER ADVANCE DX オンラインマニュアル「転送設定」：https://oip.manual.canon/USRMA-5486-zz-CS-5800-jaJP/contents/devu-fax-auto_forward.html
• キヤノン 同マニュアル「共通設定」（転送エラージョブの処理）：https://oip.manual.canon/USRMA-5486-zz-CS-5800-jaJP/contents/devu-set_reg-func-rece_forward-cmn.html
• キヤノン公式FAQ（リモートUIからEメールアドレスへの転送を設定）：https://faq.canon.jp/app/answers/detail/a_id/86415/
• キヤノン公式FAQ（Exchange Onlineを使う複合機のEメール送信）：https://faq.canon.jp/app/answers/detail/a_id/103523/
• リコー RICOH IM C7010〜C2010 使用説明書（メモリー転送）：https://manuals.ricoh.com/mfp/p_manual/IMC6010JPN/ja/booklist/int/267559085.htm
• リコー公式FAQ（メモリー転送）：https://faq.ricoh.jp/app/answers/detail/a_id/2328/
• シャープ公式FAQ「受信したファクスを自動的に転送したい。」：https://jp.sharp/business/print/support/faq/answer/faq02036.html
• シャープ BP-70C65 ユーザーズマニュアル（受信データの転送）：https://global.sharp/restricted/print/manuals/376/bp70c65/ja/contents_05-04_003.html
• シャープ公式FAQ（Microsoft365、Exchange Onlineを使用している場合）：https://global.sharp/restricted/print/faqs/search/detail/2155/index.html?region=12&view=1&lang=1
• 富士フイルムビジネスイノベーション公式FAQ（受信したファクスをメールで転送する）：https://www.fujifilm.com/fb/ja/support/callcenter/ccfaq/ccfaq0097
• 富士フイルムビジネスイノベーション Apeos サポート情報「ペーパーレスファクスを利用したい」：https://www.fujifilm.com/fb/support/mf/apeos/contents/apeos_1330.html
• 富士フイルムビジネスイノベーション Apeos C7071ほか リファレンスガイド（ペーパーレスファクス設定）：https://asset-fb.fujifilm.com/www/fb/files/2025-06/8851de43994e621f904b46f437fc53f8/rg_operations_0_0.pdf
• 京セラ TASKalfa MZ4000i / MZ3200i FAX System 12 / 14 使用説明書（5章 メモリー転送）：https://dam.kyoceradocumentsolutions.com/content/dam/gdam_dc/dc_global/document/manual/product_082/FAX_TASKalfaMZ4000i_JA_202402.pdf
• コニカミノルタ bizhub C360i / C300i / C250i ユーザーズガイド（転送ファクス）：https://bs-usersguide.konicaminolta.jp/business/download/copiers/bizhub_c360i_c300i_c250i/guide/Product-1/contents/id08-_104674996.html
• ブラザー公式FAQ「受信したファクスをメール転送する方法」：https://faq.brother.co.jp/app/answers/detail/a_id/10001/
• ブラザー MFC-J739DNほか オンラインユーザーズガイド「受信ファクスを別のファクス機に転送する」：https://support.brother.co.jp/j/s/support/html/cv_dcp526nd_jpn/doc/html/GUID-58F4DDFE-156D-46FD-804E-450648BA437E_1.html
• eFax ヘルプ（メールでファックスを受信する）：https://www.efax.co.jp/efax-help/receiving-fax/01-receive-fax-email
• eFax よくある質問：https://www.efax.co.jp/internet-fax-faq
• MOVFAX よくある質問：https://movfax.jp/faq
• MOVFAX 機能：https://movfax.jp/function