FAX注文書のテンプレート｜取引先に配る注文用紙の作り方（Excel無料配布）
取引先に配るFAX注文書（注文用紙）のExcelテンプレートを無料で配布しています。取引先コード・商品コードの欄を設け、数量と単位を分けた理由と記入例、定番品を印字した用紙の作り方、配る前に決めておくことを、FAXで注文を受ける卸・メーカー向けに説明します。
FAX注文書（注文用紙）は、FAXで注文を受ける卸やメーカーが「この用紙で送ってください」と取引先に渡す用紙です。決まった用紙がないと、取引先はそれぞれの書き方で送ってきます。受注担当は、どの店からの注文かを探したり、「来週月曜」を日付に直したりするところから始めることになります。
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ひな形はA4縦1枚に収まるシンプルなExcelファイルで、登録なしでダウンロードできます。社名・商品名・番号はすべて架空の例なので、自由に書き換えて使ってください。シートは次の4つです。
- 注文書：取引先に配る用紙です。黄色い欄を、自社の社名・連絡先・締め時刻と、配る取引先のコード・社名に書き換えます。
- 記入例：架空の飲食店が架空の卸に注文したときの書き方です。上の欄と明細を自社のものに書き換えれば、用紙に添える見本になります。
- 定番品つき：よく注文される商品のコード・商品名・単位を先に印字しておく用紙です。
- 使い方：配る前の準備を手順にまとめています。
FAX注文書のひな形（Excel・4シート）をダウンロードする
FAX注文書に入れる項目とその理由
| 欄 | 書くこと | 設ける理由 |
|---|---|---|
| 送信先 | （自社で印字）自社名、FAX番号、注文受付のメールアドレス、締め時刻 | 取引先が送り先と締め時刻を用紙で確かめられる |
| 注文日・送信枚数 | 年月日、「2枚中1枚目」の枚数 | 届いていない2枚目に気づける |
| 取引先コード・貴社名 | 自社が取引先ごとに決めている番号と社名 | 略称や店名で書かれても、どの取引先か特定できる |
| お届け先 | いつもと違う届け先の店舗名・住所 | いつもの店舗に届けてしまう間違いが減る |
| 納品希望日 | 年月日と曜日 | 「来週月曜」が何日を指すか迷わない |
| 訂正・取消・再送のとき | 元の注文日と送った時刻 | どの注文の訂正・取消・再送かが分かる |
| 注文の種類 | 新規・訂正・取消・再送の印 | 再送や訂正を、新しい注文として二重に登録せずに済む |
| 商品コード | 自社の商品一覧のコード | 取引先ごとに呼び方が違っても、どの商品か特定できる |
| 数量・単位 | 数と単位（ケース・本など） | 「2」が2ケースか2本かを電話で確かめずに済む |
| 当社記入欄 | （自社で記入）受け付けた人と受注番号 | 伝票と注文書の原本を後から照らし合わせられる |
取引先コードは、取引先ごとに書き入れてから渡すと、届いた注文の取引先がすぐ分かります。全取引先に同じ用紙を配るなら空欄のままでもよく、空欄でも貴社名で受け付けることは用紙下の「記入のお願い」に書いてあります。
商品コードの欄も、空欄で送ってもらってかまいません。コードを書かないと送れない用紙にすると、取引先は電話で問い合わせてくるか、結局いつもの書き方で送ってくるでしょう。品名と規格（容量・入数）の欄があれば、コードがなくても自社で商品を探せます。
入数の違う商品を扱う卸なら、数量と単位の欄は分けたまま使ってください。数と単位が別の欄にあれば、手で打ち込むときも、AIで読み取った結果を確かめるときも、「2」が何の2かで迷いません。
ひな形に単価と金額の欄はありません。単価を取引先ごとの単価表で決め、改定のたびに取引先へ知らせている会社なら、なくてかまいません。
定番品つきシートの使い方
毎回ほぼ同じ商品を注文する取引先には、「定番品つき」シートを相手ごとに別のファイルで保存し、よく注文される商品のコード・商品名・規格・単位を書き入れて渡します。相手の呼び名が自社の商品名と違うものは、商品名の後ろにかっこ書きで呼び名を添えます。印字した行に書いてもらうのは数量だけです。注文しない商品の行は空けておいてもらい、注文日・納品希望日・注文の種類は毎回書いてもらうよう、渡すときに伝えてください。
明細は14行です。行を足すと、1枚に収めるために縮小して印刷され、手書きの欄が小さくなります。定番品と空き行を合わせて14行に収めてください。店舗ごとに用紙を作るときは、貴社名の欄に店舗名まで書き入れます。Excelのまま渡すときは、その取引先に使うシートだけを残し、ほかのシートを消してから保存してください。
注文用紙を配る前に決めておくこと
- 何時までに届いた注文をいつ出荷するか、土日祝日に届いた分をどう扱うかを決めて、用紙に書きます。
- 商品コード・商品名・規格・単位だけの一覧を販売管理から出して、用紙と一緒に渡します。原価・仕入先・単価の列は外します。
- 訂正の送り方を決めます。ひな形では、変わらない行も含めてすべて書き直して送ってもらい、書かれていない行は取り消しとして扱います。一部の行だけやめるときも訂正で送ってもらい、取消の印は注文全体をやめるときだけ付けてもらいます。変えた行だけが書かれて届いたときは、取り消しにする前に電話で確かめます。
- 追加の注文は新規で送ってもらいます。同じ注文を送り直すときは「再送」に印を付けてもらい、元の注文がもう登録してあれば、再送の分は登録しません。
- Excelに入力してメールで送ってくる取引先のために、担当者個人のアドレスは使わず、受付用のアドレスを1つ決めて用紙に書きます。
- 商品の入れ替えがあったときに、商品一覧と定番品つきの用紙を誰が作り直して配るかも決めます。
配る前に一度、記入した用紙を営業所のFAXやクラウドFAXの送信機能など別の回線から自社のFAX番号へ送って、受信した画像を見てください。配るときは記入例を1枚付けて、納品書に同封するか、営業担当が訪問したときに渡します。メールならPDFで添付します。
届いた注文書の打ち込みを減らすには
用紙を配っても、取引先独自の書式で送ってくるところは残ります。どちらの書式で届いた注文書も、販売管理ソフトへの打ち込みは手作業のままです。AI受注さんは、この打ち込みを減らすためのサービスです。
複合機やクラウドFAXからメールに転送されたFAXと、専用アドレスに転送されたメールの注文書を受け取り、手書きでも印字でも品名・数量・取引先を読み取ります。書き方が違う品名も自社の商品に結び付け、行ごとに「一致」か「要確認」かの印を付けます。確定した明細は、出荷指示のCSVと締めの集計用のExcelで出せて、CSVの列の並びは導入のときに今お使いのシステムに合わせます。
FAX注文書についてよくある質問
- 取引先が独自の書式で注文書を送ってきたら、受け付けてよいですか？
- 受け付けてかまいません。注文用紙は、決まった書式を持っていない取引先や、書き方がまちまちで確認の電話が多い取引先に配るものです。取引先独自の書式で送ってくる場合は、こちらから知らせてある取引先コードと、年月日の納品希望日だけを書き足してもらう方法もあります。
- FAX送付状は付けてもらう必要がありますか？
- このひな形は上の欄に送信先と送信枚数があるので、送付状なしで送ってもらえます。送付状を付けると、取引先は送付状を枚数に入れるかどうかで迷います。用紙だけで送るよう伝えておけば、自社でも枚数を数えやすくなります。
- 仕入先への発注にも使えますか？
- 使えます。上の送信先の欄を仕入先の社名とFAX番号に書き換え、宛名の「受注係 行」は「御中」に、「貴社名」は「発注者名」に直し、取引先コードの欄には仕入先から知らされている自社のコードを書きます。「当社記入欄」は消し、下の「記入のお願い」も仕入先向けに書き直してください。単価と金額も書く場合は、商品名の列を狭めて、表の幅を変えずに備考の左へ2列足してください。
- ひな形はExcel以外の形式でも使えますか？
- Excelで社名や締め時刻を書き換えたあと、PDFに保存すれば、印刷して配るのにもメールに添付するのにも使えます。Googleスプレッドシートに読み込んで編集することもできますが、枠線や行の高さがずれることがあるので、印刷して確かめてから配ってください。