受注書とは｜受注確認書・注文請書との違いと、FAX注文に返す場面

受注書とは（受注確認書・注文請書・受注伝票との違い）

受注確認書や注文請書とも呼ばれます。呼び名は会社や業界で違い、法律で名前や様式が決まっている書類ではありません。製造委託などで取適法（2026年1月施行の改正下請法、中小受託取引適正化法）の対象になる取引でも、発注内容を書面やメールで示す義務は発注する側にあり、受注側に受注書を出す決まりはありません。

社内に残す受注伝票の項目と、FAX注文から起こす手順を見る

受注書は要るか（契約の成立と、返事が要るFAX注文）

受注書がなくても契約は成立する

民法522条では、契約は申込みに相手が承諾したときに成立し、法令に特別の定めがなければ書面は要りません。FAXの注文書は申込みに当たります。電話で「承りました」と伝えれば承諾です。取引の慣習で返事が要らない場合は、注文どおりに出荷するなど、注文を受けたと認められる行為があった時に成立します（527条）。

断るとき、変更して受けるときは返事が要る

会社が営む卸・メーカーも、仕入れた商品を売る個人の卸も、商法でいう商人に当たります（商法4条・501条、会社法5条）。商法509条では、商人がいつも取引している相手から、普段扱っている商品の注文を受けたら、受けるか断るかを遅滞なく伝えなければなりません。黙っていると、受けたものとみなされます。

数量や納期を変更して受けるときも、返事が必要です。民法528条では、注文の中身を変えて受けると、元の注文を断って新しく申し込んだことになります。「10ケースのうち6ケースなら今週出せます」と返したら、得意先が了承するまで、契約は成立していません。いつもの得意先の注文なら、変更して受けるつもりでも黙っていると、元の注文どおりに受けたとみなされることがあります（商法509条）。

FAX注文に受注書を返したほうがよい場面

• 数量・納期・品物を変更して受けるとき（分納、代替品、納期の後ろ倒し）
• 在庫がなく受けられないとき（受注書の代わりに断りの連絡を返す）
• 注文書の単価が単価表と違うとき（単価表の単価で受けるなら、変更として受注書に並べて書く）
• 初めての得意先からの注文や、いつもと桁が違う数量を受けるとき（桁は先に電話で確かめる）
• 得意先の仕様で作る特注品で、仕様と金額を書面に残したいとき
• 得意先から受注確認の返信を求められているとき

同じ得意先から決まって届く注文を注文どおり出す取引で、得意先から受注書を求められていなければ、毎回返しても手間が増えるだけです。変更して受けるときと断るときは、在庫と納期を確かめた受注担当が、その日のうちにFAXか電話で返す、と社内で決めておくのが無難です。変更して受けた注文は了承の返事が来るまで保留にし、電話で了承をもらったら相手の名前と時刻を控えに書きます。翌営業日までに返事がなければ、こちらから電話で確かめます。すでに受けた注文を後から変えるなら、成立した契約の変更なので、得意先との合意が必要です。

受注書に書く項目と、数量・納期を変更するときの書き方

販売管理ソフトから受注書を印刷できる会社なら、それに変更した点を書き足せば十分です。届いた注文書の余白に受注番号と受ける内容を書き込み、FAXで送り返す形でも伝わります。

受注書の印紙税と、控えの保存

在庫品や既製品を売る受注書や、自社の規格で決めた商品を注文に応じて作って売る受注書は、物品の売買の書類なので、印紙は不要です。国税庁の質疑応答事例では、カタログ商品の販売で出す「注文請書」は、第2号文書（請負に関する契約書）に当たらないとされています。物品の売買で印紙が要るのは、継続取引の基本契約書（第7号文書）に当たるものだけで、ほかは不課税です。

得意先の指示した規格での製作や、材料を支給されての製作・加工は請負に当たり、受注書が第2号文書として印紙の要る書類になることがあります。この場合も、紙を渡さずにPDFをメールで送れば、印紙税はかかりません。国税庁は、メールで送った電磁的記録は文書に含まれないとしています。FAXで返すときの扱いは、所轄の税務署に確かめてください。

青色申告法人は、自社で作った書類の写しがあれば、その写しも保存しなければなりません（法人税法施行規則59条）。受注書の控えは、注文書と同じく確定申告書の提出期限の翌日から原則7年間残します。欠損金額が生じた事業年度などは10年間です。複合機で紙をFAXしたなら送った紙を控えに残し、クラウドFAXやメールで送ったなら送ったデータを電子取引のデータとして保存します（電子帳簿保存法一問一答 問2）。

FAX注文の読み取りと入力の手間を減らす

受注書を返すかどうかを決める前に、FAXの注文書を読み、品名を自社の商品に当てはめる作業があります。注文の多い朝はここに時間がとられ、変更や断りの連絡が遅れがちです。読み取りが早く終われば、その日のうちに返事を出しやすくなります。

AI受注さんは、FAXの注文書を複合機やクラウドFAXのメール転送で、メールの注文書を専用アドレスへの転送で受け取り、手書きでも印字でも取引先・品名・数量を読み取ります。書き方が違う品名も商品マスタと照らして自社の商品に結び付け、行ごとに「一致」か「要確認」かの印を付けます。要確認の行は、担当者が原本を見て決める仕組みです。確定した明細は出荷指示のCSVに、締めの集計はExcelに出します。食品卸の現場で、月数百件の注文書を処理しています。料金は初期設定費10万円、月額3万円（税別、月1,000枚まで）です。

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受注書についてよくある質問

受注書と注文請書は同じものですか？

同じ役割の書類です。印紙税の扱いは、書類の名前に関係なく、中身が請負か物品の売買かで決まります。

受注書に印鑑は要りますか？

法律上は不要です。民法522条2項で、契約の成立に書面などの方式は必要ないとされています。得意先から押印した請書を求められたら、それに合わせます。

受注書をPDFにしてメールで送れば、印紙は要りませんか？

紙の原本を別に渡さなければ、かかりません。国税庁は、注文請書の代わりにメールで送ったデータには印紙税がかからないとしています。後から紙の請書も渡すと、その紙には印紙が要ることがあります。送ったPDFは、電子帳簿保存法の電子取引のデータとして保存します。

参考にした法令・資料

法令と国税庁・公正取引委員会の資料は、2026年10月30日に確認した内容です。

• e-Gov法令検索 民法（第522条・第527条・第528条）：https://laws.e-gov.go.jp/law/129AC0000000089
• e-Gov法令検索 商法（第4条・第501条・第509条）：https://laws.e-gov.go.jp/law/132AC0000000048
• e-Gov法令検索 会社法（第5条）：https://laws.e-gov.go.jp/law/417AC0000000086
• 国税庁 質疑応答事例（印紙税）物品販売の注文請書：https://www.nta.go.jp/law/shitsugi/inshi/12/11.htm
• 国税庁 質疑応答事例（印紙税）請負と売買の判断基準(1)：https://www.nta.go.jp/law/shitsugi/inshi/12/01.htm
• 国税庁 質疑応答事例（印紙税）取引先にメール送信した電磁的記録に関する印紙税の取扱い：https://www.nta.go.jp/law/shitsugi/inshi/02/10.htm
• 公正取引委員会 取適法リーフレット：https://www.jftc.go.jp/file/toriteki_leaflet.pdf
• e-Gov法令検索 法人税法施行規則（第59条）：https://laws.e-gov.go.jp/law/340M50000040012
• 国税庁 タックスアンサー No.5930（帳簿書類等の保存期間）：https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/hojin/5930.htm
• 国税庁 電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】（令和8年7月、問2）：https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0026007-006_06.pdf